Program Assistant
Job Announcement: Washington Trails Association
5/12/2014

http://www.wta.org/about/job-opportunities/program-assistant

Washington Trails Association seeks a Program Assistant who is passionate about trails and
volunteerism to join our volunteer trail maintenance program. The Program Assistant will help ensure a
positive experience for WTA’s 3,400 annual volunteers and provide administrative support for the
program. The successful candidate will be a detail‐oriented, team player who is motivated to provide
excellent customer service and to record and maintain volunteer work party data. The Assistant directly
reports to the Volunteer Coordinator and collaborates with other program staff. This is a full‐time, non‐
exempt position based in our downtown Seattle office.

Washington Trails Association preserves, enhances, and promotes hiking opportunities in Washington
state. We are committed to leaving a rich legacy of trails and wild lands for future generations to enjoy.
WTA has built one of the most successful volunteer trail maintenance programs in the nation using a
proven formula of “be safe, have fun, and get good work done.” WTA leads more than 100,000 hours of
volunteer service annually to maintain, repair, and build trails across the state.

Responsibilities include but are not limited to:
 Accurately records volunteer work party data and related payments in the Salesforce database,
custom volunteer work party management database, and hard copy files.
 Accurately records and maintains volunteer data in the Salesforce database.
 Helps develop, document and implement procedures to ensure data quality and improve
efficiency of the Salesforce database for trail maintenance.
 Communicates directly with volunteers and potential volunteers via email, phone, and letter.
 Tracks backcountry trip registrations and helps prepare materials for those trips.
 Helps procure, manage, prepare, and distribute volunteer incentives such as hard hats, vests,
and t‐shirts.
 Provides additional administrative support to help attract, engage, and recognize volunteers and
manage trail projects. Duties may include completing mailings, organizing digital images, and
providing support for volunteer appreciation events.
 Participates in occasional trail work parties and volunteer events.
 Actively participates in organization and team meetings as well as special events as required.

Desired Qualifications:
 1‐2 years of nonprofit administrative experience or equivalent, preferably including volunteer
relations.
 Data entry and/or database management experience, preferably with a CRM database such as
Salesforce.com.
 Proficiency with Microsoft Windows and Office, including strong Excel skills. Experience with
photo editing and email marketing software (such as ExactTarget) a plus.
 Integrity, positive attitude, and sensitivity to the needs of volunteers.
 Internet, email, and social media literacy.
 Excellent attention to detail.   Ability to collaborate effectively with colleaguesto complete tasks and helpmeet
team/organization goals.
 Ability to work independently to prioritize tasks and meet deadlines.
 Strong interpersonal and oral communication skills.
 Strong writing and editing skills.
 Commitment to WTA’s mission and interest in volunteer trail maintenance.

Compensation:
Compensation for this position is $15.00 per hour. Benefits include medical, dental, vision and long‐term
disability insurance; flexible spending plan; retirement plan; bus pass; and holiday, vacation and sick
leave.

To Apply:
Email a resume, a brief cover letter describing your experience and qualifications, and at least two
references to Julie Cassata, Volunteer Coordinator, at jobs@wta.org. Reference the job title “Program
Assistant” in the subject line. The position is open until June 6, 2014.
Washington Trails Association is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate on the basis
of age, race, color, religion, sex, disability, marital status, sexual orientation or national origin.